Use sempre a ordem direta. Evite intercalação de frases. Utilize períodos curtos. Busque sempre uma estrutura lógica. Além disso, deve-se procurar desenvolver o texto sempre em três partes coerentes - início, meio e fim. O seja, apresentar o tema, desenvolvê-lo e fazer uma conclusão sobre o que foi tratado. E, sobretudo, praticar. Antes de tudo é preciso melhorar a nossa auto estima com relação ao idioma; em segundo lugar um treinamento adequado. Se em todas as áreas da vida profissional há treinos específicos, por que não no que toca à comunicação escrita? Não há nenhum constrangimento por não se dominar as diversas e amplas convenções da escrita. Esse é um domínio dos especialistas. Não há nada de anormal em não se saber escrever segundo a expectativa de um padrão ditado por razões sociais e culturais. Nem por isso se deixa de escrever, nem por isso se deve abandonar a escrita, pois ela é fonte de criação, de conhecimento, de memória, de interação social.
Ao contrário do que pode soar para ouvidos desavisados, um enriquecimento do vocabulário não significa necessariamente o uso de palavras difíceis ou acadêmicas. Já é hora de nós, brasileiros, nos desfazermos de praticas arcaicas e pedantes que transformam as palavras em penduricalhos pomposos e barrocos, para não dizer ornamentais. Quem vive exibindo palavras rebuscadas e pouco usuais esquece que está sendo grosseiro com seu interlocutor, excluindo-o do processo interativo que caracteriza a verdadeira comunicação. As palavras precisam não só se adequar ao contexto como às próprias pessoas que as incorporam ao seu vocabulário. É preciso autenticidade e fluência, sem o que haverá artificialismo. Se o mundo corporativo e globalizado exige cada vez mais aprendizado intelectual, envolvendo participações e apresentações em cursos, congressos e seminários, além de publicações de toda ordem, não é difícil imaginar que o papel desempenhado pela língua tende a crescer e a se valorizar.
Vocabulário, no mínimo, passa a ser uma metáfora para conhecimento, e a incorporação orgânica de novas palavras, uma expansão e um domínio de tal conhecimento. Dependendo do contexto e da finalidade, a comunicação escrita assume características muito peculiares. Há textos e textos e é preciso que redatores profissionais ou não se dêem conta dessa numerosa diversidade. Eis por que um redator da área jurídica, por exemplo, pode tropeçar na redá,ao de um manual, ou por que um criador publicitário não será necessariamente um bom jornalista, ou por que um articulista da imprensa pode não escrever uma competente carta comercial ou um simples convite de casamento, etc. Portanto, não existe milagres e nem será do dia para a noite que há de se aprimorar a comunicação escrita.
É preciso investir na capacitação, sobretudo daquele seu lado que tenha mais facilidade no uso da palavra, porque também é preciso reconhecer, de forma franca e realista, que, a escrita jamais será fluente e natural para todas as pessoas. Para melhorar a sua escrita, a melhor forma é dominar as técnicas tanto de construção de texto como as regras gramaticais impostas, alimentando sempre seu repertório com muita informação.